A filosofia Lean de gestão empresarial nasceu do sistema de produção desenvolvido no Japão pela indústria automobilística Toyota, no fim dos anos 1940. O termo inglês lean significa magro ou enxuto, no sentido de não ter sobras nem excessos. Por isso, em português fala-se em implantação de uma mentalidade enxuta na empresa, com a adoção dos princípios Lean.
O objetivo final desse sistema de produção é aumentar a produtividade e a eficiência, diminuindo os custos e tornando a empresa mais enxuta e competitiva, de modo a beneficiar o cliente final.
O Lean Institute, principal divulgador do tema, afirma que a essência dessa filosofia “é a capacidade de eliminar desperdícios continuamente e resolver problemas de maneira sistemática”. Explica também que, para ter sucesso na sua implantação, é necessário repensar a maneira de liderar, gerenciar e desenvolver os funcionários. Resumindo em uma frase os seus benefícios, diz que “é uma maneira de fazer cada vez mais com cada vez menos”.
Apesar de ter sido criado originalmente para uso na indústria automobilística, o método pode ser aplicado nos mais diversos tipos de negócios, inclusive em micro e pequenas empresas, gerando oportunidades para a melhoria da gestão e fortalecendo o comprometimento da equipe.
Como mostra a definição do Lean Institute, a identificação dos desperdícios é um passo fundamental para implantar a mentalidade de empresa enxuta. É o que explica a cartilha “Enxugue sua empresa e lucre mais”, produzida pelo Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas): “desperdícios geram custos e tomam tempo, além de não agregarem valor ao que está sendo produzido, do ponto de vista do cliente. Portanto, devem ser eliminados”.
No caso da indústria foram identificados sete focos de desperdício, que, com algumas adaptações, valem para qualquer empresa:
• Defeitos;
• Excesso de produção;
• Estoque;
• Espera;
• Transporte;
• Movimentação;
• Processamento.
Vamos explicar cada um deles a seguir, mostrando também como é possível resolvê-los.
Defeitos
Segundo o Sebrae, defeito é tudo o que resulta em algo problemático (com erro ou defeituoso) e também o que gera retrabalho. Exemplos disso são:
• Atendimento inadequado ao cliente;
• Orçamento feito sem ter todas as informações necessárias;
• Operação de equipamentos de forma errônea;
• Utilização de técnicas incorretas e/ou peças de baixa qualidade.
Para reduzir esse tipo de desperdício decorrente de defeitos, a recomendação é definir procedimentos claros para cada atividade, criar formas de capacitar a equipe e facilitar o entendimento do que é necessário fazer, estabelecer medidas de prevenção e buscar a melhoria contínua dos processos.
Excesso de produção
Significa produzir demais ou antes do necessário, em relação às necessidades da empresa ou à realidade do mercado. Isso vale não só para a produção em indústrias, mas também para quem atua no varejo ou em serviços. Por exemplo, quando se adiantar muito um trabalho sem estar preparado para a próxima etapa do processo. Ou quando, por falta de planejamento, são executados mais serviços do que o necessário, desperdiçando tempo e recursos (materiais, equipamentos e pessoal).
As dicas do Sebrae para reduzir os desperdícios relacionados a esse aspecto incluem:
• Planejar a execução dos serviços conforme a demanda e a necessidade real;
• Criar formas de facilitar o controle e a visualização dos processos.
Estoque
Estoques excessivos de produtos, peças e demais materiais, assim como serviços não concluídos, também são considerados desperdícios. Além de representar custos, o estoque exagerado exige maior espaço de armazenagem e tempo para procurar o que está guardado.
Uma das soluções para isso é ter informações confiáveis sobre o ritmo das vendas, mantendo o estoque no menor nível possível.
Espera
Outro fator de desperdício é a ociosidade da equipe ou o tempo que profissionais ou clientes têm de esperar pela próxima ação. Isso ocorre em diversas situações, como quando o funcionário fica aguardando sua vez para utilizar um computador ou quando se atrasa a entrega de algo ao cliente por qualquer motivo.
Entre as recomendações do Sebrae estão planejar bem os recursos (pessoas e equipamentos) necessários para o atendimento e buscar formas de agilizar o tempo de entrega de qualquer material ou serviço ao cliente.
Transporte
Nesse caso, o desperdício se caracteriza pelos movimentos desnecessários ou ineficientes de produtos, materiais, equipamentos ou informações. Um exemplo claro é o de materiais entregues no local e/ou no momento errado. Trajetos mal planejados, produtos trazidos de longe quando existem fornecedores locais, deslocamentos inúteis de materiais são outros problemas que devem ser corrigidos.
Movimentação
Complementando o que foi dito no item Transporte, os movimentos desnecessários dos profissionais, ao executar suas tarefas, também são considerados desperdícios.
Um problema comum – e fácil de solucionar – é ficar procurando produtos ou materiais em vários locais, por falta de organização ou por identificação inadequada.
Outra dica é manter materiais e equipamentos de uso frequente próximos dos profissionais, para agilizar a execução do trabalho.
Processos
Desperdícios nessa área são os que resultam de processos que não agregam valor, realizados por profissionais ou por equipamentos. Por exemplo, executar serviços além do solicitado e aprovado pelo cliente, gerando custos, mas sem ter como resultado um reconhecimento ou satisfação adicional.
Para evitar esse tipo de problema, é fundamental conhecer os clientes e saber o que desejam. Todo trabalho a mais deve agregar valor ao que se entregará ao cliente. Caso contrário, é melhor não fazer, para não desperdiçar tempo e dinheiro.
Conclusões
A cartilha do Sebrae resume em quatro atitudes básicas as recomendações para eliminar ou reduzir efetivamente os desperdícios:
• Identificá-los;
• Mensurá-los para entender seu tamanho e impacto;
• Estabelecer planos de ação para sua redução/eliminação;
• Designar um ou mais responsáveis pela implementação desses planos de ação.
Avalie como fazer isso em seu negócio. Certamente, você terá benefícios!
