[gravata]Imparare ad organizzare le attività giornaliere è essenziale per gestire le priorità.[/gravata]

Spesso sentiamo dire che il tempo è il nostro bene più prezioso. Questo perché, dopo che è trascorso, non si può recuperare. Pertanto, amministrare bene questa risorsa è fondamentale, per evitare che venga persa con attività non necessarie, che aumentano pressione e stress Come farlo correttamente?

La chiave è prendere in considerazione questi tre argomenti principali:

• Pianificazione;
• Definizione delle priorità;
• Organizzazione e disciplina. 

Capire cosa comporta ognuno di questi temi è semplice. Il difficile è metterli in pratica. Per questo, è necessario focalizzarsi sui risultati raggiunti giornalmente. Presenteremo di seguito alcuni suggerimenti affinché questo obiettivo sia raggiunto facilmente.

Pianificazione 

La pianificazione delle tue attività e del tuo giorno o settimana di lavoro non richiede molto tempo. Puoi dedicarci qualche minuto di ogni lunedì mattina, all’inizio della settimana lavorativa. L’ideale è fare una lista delle attività e stimare il tempo necessario per svolgere ciascuna di esse. Fare questo per iscritto, per averlo sottomano e non dover fare affidamento sulla propria memoria. Si può scrivere su un quaderno, agenda, cellulare o sul vostro computer. Per chi preferisce usare la  tecnologia, sono disponibili molti applicativi gratuiti. Un altro strumento utile è l’agenda di Google.

Non importa la forma, ma la costanza di questa azione. Questo che farà in modo che le tue attività giornaliere siano più organizzate e produttive. Non aspettarti che questa pianificazione sia sempre corretta, in quanto puoi calcolare malamente il tempo richiesto per completare certe attività. E’ normale, ma fintanto che continuerai a pianificare ed eseguire la tua routine giornaliera, imparerai a migliorare e adeguare il tuo metodo. Chi lavora per buona parte del suo tempo nel campo, può trarre beneficio da un’agenda organizzata e pianificata. Preparare uno schema conciso delle visite, organizzarle per regione, comporterà più facilità ed efficacia.

Definizione delle priorità 

Affinché la pianificazione sia corretta, è necessario definire le proprie priorità. Valuta ciò che è più importante e ciò che è secondario. Comprendere cosa è prioritario, puoi aiutare a concentrarsi su alcune attività, trasferendone altre al proprio team o a suddividerle, per eseguirle in momenti successivi. Tieni a mente che se non stai assegnando priorità a qualcosa, è perché quella specifica attività non porterebbe valore aggiunto o risultati migliori al tuo business. 

Infine un importante consiglio: inizia la tua giornata focalizzandoti sulle attività maggiormente difficili o impegnative, per passare poi a quelle più semplici – in questo modo ottimizzerai il tuo tempo,in quanto normalmente si è più produttivi al mattino.

Organizzazione e disciplina 

Relativamente a organizzazione e disciplina, vale la pena elencare alcune raccomandazioni degli specialisti in termini di gestione tempo:

• Mantieni la tua scrivania in ordine, così come cassetti, armadi e altri mobili dove tieni documenti ed oggetti di lavoro. In questo modo eviti di perdere tempo cercando quello che dovrebbe stare in un posto ben definito.
• Stabilisci degli orari in cui non devi esser disturbato. Svolgi le attività che richiedono maggior concentrazione in questi periodi, senza interruzioni di telefonate, emails e di persone che entrano nell’ufficio.
• Evita, per quanto possibile, di interrompere un lavoro già iniziato. E’ controproducente interrompere l’attività, ricordare dove ci si era interrotti e riprendere.

Sempre in merito alla disciplina, è da sottolineare l’importanza di evitare distrazioni. Tutti siamo circondati da distrazioni, specialmente con i nostri smartphones.

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Suggerimenti per incrementare la produttività 

Considerato uno dei maggiori specialisti brasiliani in produttività personale e aziendale, Christian Barbosa afferma che nella routine quotidiana di una azienda esistono diversi elementi che possono pregiudicare la prestazione dei collaboratori, come l’accumulo di attività e la disorganizzazione. Fornisce 9 consigli per superare questo problema:

• Pianifica la tua routine giornaliera con anticipo: la raccomandazione è pianificare i prossimi tre giorni di lavoro, per avere una visione più ampia di tutto e la capacità di gestire le urgenze che potrebbero sorgere.
• Determina il tempo di esecuzione di ciascuna attività: una strategia è indicare l’ora di ciascuna attività nell’agenda, come se fossero riunioni. Per esempio, l’attività A verrà terminata alle 10:00 am, la B alle 12:00 pm ecc.
• Scrivi un diario di attività: tenendo traccia di tutto quello che fai nel periodo di lavoro, permette di identificare dove hai perso tempo, dove è necessario avere più tempo e quali azioni sono state improduttive.
• Utilizza sempre il calendario: può essere un’agenda cartacea o un’applicazione del computer, tablet o smartphone. L’importante è consultare e controllare il completamento delle attività.
• Definisci quali sono le tue scadenze: ti sarà possibile pianificare il tempo necessario per svolgere ciascuna attività, senza essere di corsa, cosa che potrebbe impattare la qualità del tuo lavoro.
• Impara a dire no: non assorbire più attività di quelle che sei in grado di svolgere.
• Non perdere tempo: non distrarti con giochi, conversazioni private, e accesso ai social network. Utilizza il tuo orario di pausa o riposo per fare questo.
• Fai delle pause: riservati del tempo per riposare la testa dalle tue attività.Una pausa aiuta a ridurre lo stress giornaliero, a migliorare l’umore, ad aumentare la creatività e a rendere il lavoro più piacevole.
• Semplifica i tuoi processi: un buon modo per rendere lo svolgimento delle attività più efficiente è organizzarle in categorie. Cerca di svolgere lavori simili insieme nella pianificazione giornaliera. 

Leggi di più sulle pratiche che possono aiutarti nel tuo ambiente di lavoro al seg. link. 

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