Filosofía Lean de Gestión

La filosofía Lean de gestión empresarial nació del sistema de producción desarrollado en Japón por la industria automotora Toyota, a fines de los años 1940. El término inglés lean significa magro o ajustado, en el sentido de no tener sobras ni excesos. Por eso, en español se habla de implantación de una mentalidad ajustada en la empresa, con la adopción de los principios Lean. 

El objetivo final de ese sistema de producción es aumentar la productividad y la eficiencia, disminuyendo los costos y volviendo más ajustada y competitiva a la empresa, de modo a beneficiar el cliente final. 

El Lean Institute, principal divulgador del tema, afirma que la esencia de esa filosofía “es la capacidad de eliminar desperdicios continuamente y resolver problemas de manera sistemática”. Explica también que, para obtener éxito en su implantación, hace falta repensar la forma de liderar, gestionar y desa­rrollar los funcionarios. Sintetizando en una frase sus beneficios, dice que “es una manera de hacer cada vez más con cada vez menos”.

Pese haber sido creado originalmente para uso en la industria automotora, el método se puede aplicar en los más diversos tipos de negocios, incluso en micro y pequeñas empresas, generando oportunidades para la mejora de la gestión y fortaleciendo el comprometimiento del equipo.

Como muestra la definición del Lean Institute, la identificación de los desperdicios es un paso fundamental para implantar la mentalidad de empresa ajustada. 

Es lo que explica el manual “Ajuste su empresa y lucre más”, producida por Sebrae (el servicio brasileño de apoyo a las micro y pequeñas empresas): “desperdicios generan costos y toman tiempo, además de no agregar valor a aquello que se está produciendo, desde el punto de vista del cliente. Por lo tanto, deben ser eliminados”.

En el caso de la industria, se identificaron siete focos de desperdicio, que, con algunas adaptaciones, valen para cualquier empresa:

• Defectos;

• Exceso de producción;

• Existencias; 

• Espera;

• Transporte;

• Movimentación;

• Procesamiento.

Vamos a explicar cada uno de ellos a continuación, enseñando asimismo cómo es posible resolverlos.

Defectos

Según el Sebrae, defecto es todo lo que resulta en algo problemático (con error o defectuoso) y también lo que genera retrabajo. Son ejemplos:

• Atención inadecuada al cliente;

• Presupuesto hecho sin todas las informaciones necesarias;

• Operación de equipos de forma equivocada; 

• Utilización de técnicas incorrectas y/o partes de baja calidad

Para reducir ese tipo de desperdicio resultante de defectos, la recomendación es definir procedimientos claros para cada actividad, crear formas de capacitar el equipo y facilitar la comprensión de lo que se debe hacer, establecer medidas de prevención y buscar la mejora continua de los procesos.

Exceso de producción

Significa producir demás o antes que sea necesario, en relación a las demandas de la empresa o a la realidad del mercado. Eso vale no sólo para la producción en industrias, sino también para quienes actúan en el comercio o en servicios. Por ejemplo, cuando se adelanta mucho un trabajo sin estar preparado para la próxima etapa del proceso. O cuando, por falta de planificación, se ejecutan servicios en exceso, desperdiciando tiempo y recursos (materiales, equipos y personal). 

Los consejos de Sebrae para reducir los desperdicios relacionados a ese aspecto incluyen:

• Planificar la ejecución de los servicios de acuerdo con la demanda y la necesidad real;

• Crear formas de facilitar el control y la visualización de los procesos.

Existencias

Existencias excesivas de productos, partes y demás materiales, así como servicios no concluidos, también son considerados desperdicios. Además de representar costos, las existencias exageradas exigen mayor espacio para almacenamiento y tiempo para buscar lo que se guardó.

Una de las soluciones para evitarlo es tener informaciones confiables sobre el ritmo de las ventas, manteniendo las existencias en el menor nivel posible.

Espera

Otro factor de desperdicio es la ociosidad del equipo o el tiempo que profesionales o clientes esperan por la próxima acción. Eso ocurre en diversas situaciones, como cuando el funcionario se queda esperando para utilizar un equipo o cuando se retrasa la entrega de algo al cliente por cualquier motivo. 

Entre las recomendaciones de Sebrae están planificar bien los recursos (personas y equipos) necesarios para cada actividad y buscar maneras de volver más ágil la entrega de materiales o servicios al cliente.

Transporte

En ese caso, el desperdicio se caracteriza por los movimientos innecesarios o ineficientes de productos, materiales, equipos o informaciones. Un ejemplo claro es la entrega de materiales en el lugar o momento errado. Trayectos mal planificados, productos traídos de lejos cuando existen proveedores locales, desplazamientos de materiales sin necesidad son otros problemas que se debe corregir.

Movimentación

Complementando aquello que se dijo en el ítem Transporte, los movimientos innecesarios de los profesionales, al ejecutar sus tareas, también son considerados desperdicios. 

Un problema común – ye fácil de solucionar – es buscar productos o materiales en varios lugares, por falta de organización o por identificación inadecuada.

Otra recomendación es mantener materiales y equipos de uso frecuente próximos de los profesionales, para volver más rápida la ejecución del trabajo.

Procesos

Desperdicios en tal área son los que resultan de procesos que no añaden valor, realizados por profesionales o por equipos. Por ejemplo, ejecutar servicios más allá de lo solicitado y aprobado por el cliente, generando costos, pero sin resultar en un reconocimiento o satisfacción adicional. 

Para evitar ese tipo de problema, es fundamental conocer a los clientes y saber qué desean. Todo trabajo adicional debe agregar valor al producto o servicio que se entregará al cliente. De lo contrario, es mejor no hacerlo, para no desperdiciar tiempo y dinero.  

Conclusiones

El manual de Sebrae resume en cuatro actitudes básicas las recomendaciones para eliminar o reducir efectivamente los desperdicios:

• Identificarlos; 

• Medirlos para entender su tamaño e impacto; 

• Establecer planes de acción para su reducción/eliminación; 

• Designar un o más responsables por la implementación de esos planes de acción.

Evalúe cómo hacerlo en su negocio. Seguramente, ¡Ud. tendrá beneficios! 

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