[gravata]Organizar o dia a dia é fundamental para dar conta das prioridades.[/gravata]

Planejamento das atividades contribui para que sejam realizadas dentro dos prazos e com a qualidade desejada.

Costuma-se dizer que o tempo é o nosso bem mais precioso. Isso porque, depois de gasto, não há como recuperá-lo. Portanto, administrar bem esse recurso é fundamental, para evitar que você o desperdice com atividades desnecessárias e esteja sempre apressado e estressado por ter mais coisas para fazer do que consegue dar conta. Como fazer isso?

A chave está em um tripé formado por:

• Planejamento; 
• Definição de prioridades; 
• Organização e disciplina. 

Entender o que significa cada um desses temas é fácil. O difícil é colocá­-los em prática. Para isso, é preciso manter o foco. Vamos apresentar a seguir algumas sugestões para que esse desafio possa ser cumprido sem tantos problemas.  

Planejamento

O planejamento das tarefas e do seu dia ou semana de trabalho não exige muito tempo. Você pode separar alguns minutos da manhã de cada segunda-feira para isso, logo ao iniciar o trabalho. O ideal é fazer uma lista de atividades e estimar um tempo para cada uma. Faça isso por escrito, para poder consultar e não ter de recorrer à memória. Pode ser em um caderno, agenda ou em um aparelho eletrônico. Para quem usa bem a tecnologia, existem aplicativos gratuitos que ajudam muito nessa tarefa, da mesma forma que a Agenda Google.

Não importa a forma, e sim manter a constância nessa ação, para que você saiba o que fazer e quando fazer. É isso que tornará seu dia a dia mais organizado e produtivo. Algumas vezes, esse planejamento não dará certo, porque você calculou mal o tempo que seria necessário para alguma tarefa. Mas não desanime: você irá aprender e aprimorar o seu próprio método. Quem trabalha boa parte do tempo na rua, visitando clientes, também pode se beneficiar muito de um bom planejamento. Fazer um roteiro das visitas, organizando-as por região, trará mais facilidade e evitará perdas de tempo desnecessárias.  

Definição de prioridades

Para que o planejamento funcione bem, é necessário definir as suas prioridades. Avalie aquilo que é mais importante e o que é secundário. Entendendo o que é prioritário, você pode se concentrar em algumas atividades, repassando outras para pessoas de sua equipe ou separando-as para fazer em outro momento. Se, ao contrário, você sai resolvendo tudo que encontra pela frente, pode deixar de lado uma tarefa que deveria ter sido feita antes de todas as demais. Analise sempre se não está dando prioridade para aquilo que é mais fácil, mas que não necessariamente agrega valor ou traz resultados para o seu negócio.

Para finalizar a explicação sobre as prioridades, uma boa dica dos especialistas: fazer primeiro os trabalhos mais difíceis (entre aqueles que você considerou como prioritários), porque no início do dia você em geral tem mais disposição. Para o final do dia, quando você está mais cansado, reserve as tarefas mais simples.  

Organização e disciplina

No que se refere à organização e à disciplina, vale a pena destacar algumas recomendações dos especialistas em administração do tempo:

• Mantenha a sua mesa de trabalho arrumada, assim como suas gavetas, armários e outros locais onde guarda documentos e objetos de trabalho. Com isso, evita-se perder tempo procurando aquilo que deveria estar em um local determinado. 
• Procure estabelecer horários em que você não deve ser perturbado. Faça as tarefas que exigem maior concentração nesses períodos, sem interrupções de telefonemas, de e-mails e de pessoas entrando na sala. 
• Evite, sempre que possível, interromper um trabalho que já começou. Vá até o fim, pois retomar a tarefa, relembrando onde estava e o que pretendia, normalmente leva mais tempo. 

Ainda no que diz respeito à disciplina, deve ser ressaltada a importância de evitar as distrações. Todos nós estamos rodeados delas, especialmente com as possibilidades de interação proporcionadas pelos smartphones.

Quase ninguém precisa ficar acessando o Facebook a cada minuto, olhar a todo momento as atualizações em seus grupos de Whatsapp nem consultar portais de notícias. Isso pode ser feito em momentos reservados para o descanso ou em períodos determinados do dia (a cada duas ou três horas, por exemplo). Interrupções constantes – mesmo que pareçam ser “só por um minutinho” – acabam com a concentração para o trabalho que deveria estar sendo feito. Comece agora mesmo a se organizar para usar o seu tempo de maneira mais eficiente e produtiva. Você vai perceber logo as vantagens de fazer isso!

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DICAS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE

Considerado um dos maiores especialistas brasileiros em produtividade pessoal e empresarial, Christian Barbosa afirma que na rotina diária de uma empresa existem diversos elementos que podem prejudicar o desempenho dos colaboradores, como o acúmulo de tarefas, a desorganização e o bloqueio criativo. Ele apresenta nove dicas para superar esse problema:

• Planeje a sua rotina diária com antecedência: a recomendação é planejar os próximos 3 dias de trabalho, para ter uma visão mais ampla do todo e capacidade de lidar com as urgências que surgem. 
• Determine o tempo de execução de cada atividade: uma estratégia é colocar o tempo de cada tarefa na agenda, como se fossem reuniões. Por exemplo, a tarefa A será terminada às 10 h, a tarefa B às 12 h etc. 
• Faça um diário de atividades: registrando tudo o que você faz no seu período de trabalho, é possível identificar onde tem perdido tempo, onde precisa de mais tempo e quais ações têm sido improdutivas. 
• Utilize sempre o calendário: pode ser uma agenda em papel ou uma ferramenta para uso no computador, tablet e smartphone. O importante é consultar e controlar o cumprimento das tarefas. 
• Saiba quais são os seus prazos: com isso, será possível planejar o tempo que se tem para executar cada atividade, sem ter de recorrer às correrias de última hora, que têm impacto na produtividade e na qualidade do trabalho. 
• Aprenda a dizer Não!: não se comprometa com mais atividades do que consegue fazer. 
• Não desperdice tempo: não se distraia com brincadeiras, conversas particulares e acesso às redes sociais. Use seus horários de pausa ou de descanso para isso. 
• Faça pausas: reserve um tempo para desligar a cabeça das suas tarefas, mas sem exagerar. Uma pausa ajuda a reduzir o stress do dia a dia, a melhorar o humor, a aumentar a criatividade e a tornar o trabalho mais agradável. 
• Facilite os seus processos: uma boa forma de tornar a execução de tarefas mais eficiente é organizá-las em categorias. Procure colocar trabalhos semelhantes próximos no seu planejamento diário. [/box]