[gravata] Saiba como e onde cortá-los, sem prejudicar as operações da empresa.[/gravata]

“Custo é como unha, tem de cortar sempre”. Inspirada no controle severo de custos da rede varejista Walmart, a frase é utilizada como uma das bases do trabalho dos bem sucedidos empreendedores brasileiros Jorge Paulo Lemann, Marcel Telles e Beto Sicupira, donos de um gigantesco grupo que inclui empresas como Ambev (bebidas), Lojas Americanas e Burger King.

Especialmente em momentos difíceis, quando os recursos são escassos, torna-se prioritário estar atento aos custos. Isso ninguém discute. Mas, como mostra a frase que abre esta matéria, essa atenção deve ser permanente.

Como fazer isso? Por onde começar?

Para saber onde é possível reduzir custos, o primeiro passo é fazer um levantamento detalhado dos gastos feitos por sua empresa. Com isso, você terá uma visão mais clara de como e onde estão sendo usados os seus recursos. Nessa etapa, só com a lista de gastos organizada, muita gente já encontra várias oportunidades de economizar.

A partir das informações levantadas, será possível avaliar todas as despesas feitas e separá-las em diversas categorias, começando pelas que são realmente indispensáveis – que não podem ser cortadas. Depois disso, o caminho sugerido é descobrir onde há espaço para cortes, analisando cuidadosamente como e quando algumas deles podem ser:

• Reduzidas;
• Renegociadas (por exemplo, com fornecedores);
• Adiadas para outro momento mais favorável;
• Eliminadas total ou parcialmente.

Com todos os dados em mãos, fica mais fácil identificar os desperdícios, que sempre existem, por mais que se corte. Veja alguns exemplos de onde eles podem estar:

• Na compra de materiais ou na sua utilização errada;
• Na expedição e no transporte;
• Na perda de tempo com o retrabalho;
• Na falta de organização, que provoca maior demora para realizar as atividades e, portanto, maior gasto com pessoas;
• No uso inadequado de recursos como água, energia, telefone, gás etc.;
• Na utilização de tecnologias defasadas.

“Eliminar os desperdícios deve ser um esforço permanente e contínuo de todos na empresa, em todos os momentos”, afirmou José Roberto Ferro, presidente do Lean Institute Brasil, em artigo no portal Época Negócios. “Como consequência, os custos estarão sempre sendo reduzidos. E, com isso, a empresa estará em melhores condições competitivas de enfrentar quedas do mercado ou mudanças, sem desespero ou medidas radicais”.

Corte inteligente

Porém, é importante avaliar bem os cortes, para não perder a eficiência e não prejudicar as operações da empresa.

Dois exemplos são o corte de pessoal e a redução da verba destinada à promoção e divulgação de produtos e da própria empresa. Essas são medidas que podem parecer positivas no curto prazo, mas que podem afetar seriamente o atendimento ao cliente e a atração do público para o seu estabelecimento.

O consultor Mario Pacheco Fernandes, autor do livro 25.555 dias na estrada – o que aprendi administrando empresas, chama a atenção justamente para esse aspecto. “Todas as ações a serem implementadas não podem deixar de considerar o amanhã: a empresa permanecerá no mercado depois das turbulências”, adverte.

Ele afirma que cortar custos sem ter critérios bem definidos pode levar à perda de conhecimentos e de qualidade. O risco é prejudicar o futuro da empresa: quando o mercado se normaliza, ela está menos preparada. “Isso causa perda na crise e perda na retomada do mercado”, alerta.

Para momentos de crise ou turbulência, Fernandes sugere que, antes de partir para os cortes, os líderes da empresa adotem as seguintes práticas:

• Definir com clareza prioridades e objetivos;
• Ser proativo (tomar iniciativa);
• Preservar e reforçar a motivação dos colaboradores;
• Passar segurança para a equipe, mostrando o que está sendo feito e explicando os motivos.

Reconhecido como um dos principais especialistas mundiais em liderança e inovação, o norte-americano John Kotter segue a mesma linha de raciocínio e diz que a pior coisa que se pode fazer é levar a empresa para a beira de um penhasco, em nome da economia de custos. “A recessão terminará um dia. Se você tiver realizado pouco, durante o período ruim, para impulsionar os serviços, melhorar seu produto ou desenvolver novos lançamentos, ficará lá atrás quando o céu finalmente clarear”.

A receita que surge a partir das dicas desses especialistas envolve, portanto, três medidas, que devem ser adotadas simultaneamente: manter atenção constante aos gastos, aumentar a eficiência e buscar novas oportunidades. Estude como fazer isso no seu negócio e vá em frente!

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Práticas para ter bons resultados

• Envolver a equipe: é preciso contar com o apoio e a colaboração dos funcionários para conseguir reduzir custos. Informe claramente a eles quais são os objetivos e ouça as sugestões que trazem. Para motivá-los, uma parte do valor economizado pode ser usada para premiá-los.
• Evitar impacto no atendimento: a qualidade e a eficiência do atendimento devem ser mantidas, para que o corte não cause uma percepção negativa nos clientes.
• Verificar os pequenos gastos: alguns itens, isolados, não representam um custo muito alto, mas quando somados podem pesar bastante nas finanças da empresa.
• Economizar no telefone: conscientizar funcionários sobre a duração das ligações e os melhores horários para fazê-las é um bom caminho. Também pode ser adotado o uso de ferramentas de comunicação gratuitas ou de baixíssimo custo, como o Skype.
• Otimizar gastos de energia: é possível reduzir a conta de eletricidade com medidas como mudanças de hábitos, melhor aproveitamento da luz natural, substituição de lâmpadas e equipamentos.
• Unir forças: a parceria com empresas concorrentes ou complementares para compras conjuntas permite obter melhores preços e condições.
• Pesquisar preços antes de comprar: quando precisar adquirir materiais e equipamentos, verifique os preços oferecidos por vários fornecedores. O mesmo vale para a contratação de serviços como transporte, limpeza, segurança etc.

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